1．3Hmis综合信息管理软件运行环境要求
（1）硬件：
CPU：P-Ⅲ以上；内存：64MB以上；硬盘：10GB以上。
（2）工作站操作系统：
Windows98’、Windows2000’、WindowsXP'。
（3）网络操作系统：WindowsNT、Windows2000 Server
原则上要求已安装3Hmis综合信息管理软件的微机不应再安装其它用途的数据库软件。
2．举例说明以卷为保管单位的数据库结构
以101全宗为例：
﹢﹢+综合档案管理
+101（类）
+101-01（文件夹）
+101-01-001
+101-01-002
+101-01-003
……
+101-02（文件夹）
+101-02-001
+101-02-002
+101-02-003
……
+101-03（文件夹）
+101-03-001
+101-03-002
+101-03-003
……
3．以卷为保管单位的档案信息著录要求
（1）档号：在档案信息著录过程中，只须在“档案定义”栏内著录全宗号、目录号、案卷号。著录格式参照如下:“101-01-001”。其中101是全宗号，用三位数表示；01是目录号，用二位数表示；001是案卷号，用三位数表示。各代号之间用“-”号作间隔符，占半格，其中进馆档案的目录号要与市档案馆所编的目录号相一致。
（2）案卷题名：即案卷标题。一般情况下可在“主题”栏内照实著录。如“张家港市委组织部、档案局关于干部任免的通知、批复”。要注意的是在案卷题名中不要出现“本局”、“本镇”、“本公司”等字样。
（3）保管期限：一般情况下保管期限分永久、长期、短期三种，在著录过程中分别用下拉菜单中的阿拉伯数字“1”、“2”、“3”表示。如果专门档案有特定的保管期限，则要著录详细的保管年数，如银行出纳帐则要著录“25年”。
（4）责任者：在著录案卷级目录“责任者”栏目中，只要著录该案卷形成单位的名称。如“张家港市杨舍镇”，不能著录“本镇”、“本局”等不规范的称谓。
在著录文件级目录“责任者”栏目时，一般按以下要求予以录入：
①当有多个责任者时一般录入第一责任者，其它责任者最多录入2个，以“，”号相隔，并加“等”字。
②团体责任者必须录入全称或简称。如：“中国共产党张家港市委员会”可简称为“中共张家港市委”，不得录为“本委”、“本部”、“本局”、“本市人事局”等。
③个人责任者一般只录入姓名，必要时在姓名后录入职务，并加“（）”号，如秦振华（杨舍镇党委书记）、秦振华（市委书记）。
（5）文件字号：在“编号”栏内照原文录入，例“中发（1990）90号”、“张政发（2003）1号”。当文件上有多个文件字号时，一般只录入主办单位的文件字号。
（6）文件题名：
①文件题名：一般情况下，照原文录入。
②没有题名的文件或在题名不能提示文件内容的情况下，须依其内容自拟题名，并加“[ ]”号。
③当著录干部职工录用、转正、任免、调动、职称评定、婚姻状况、领取独生子女证、离退休、省级以上先进或张家港市级以上劳动模范、机构设置、更名、撤销、征用土地等文件级条目时，除录入题名外，还应在文件题名后或在“备注”栏或“附加属性”栏内录入涉及本单位的相关信息，“主题”、“备注”、“附加属性”栏内录入的文字数量最长不能超过127个汉字（含空格、字符），同时文件题名后的相关信息还须加“（）”号。如：
干部任免信息的录入：例：“关于庆安村、南桥村领导班子调整的通知（书记：王平、许方〈任〉、陈刚、王娟〈免〉，副书记：李东、刘华〈任〉、黄功、杨珂〈免〉，村民主任：李湘、陈东〈任〉、周亚豪、黄克〈免〉）”；如果任免人员太多时，可在“备注”栏、“附加属性”栏内著录。
领取独生子女证信息的录入：例：东沙镇1995年独生子女证（母：陶红，父：陈杨，子女：陈可可）。
干部职工录用、调动信息录入：例：陈杨（雪慧制帽公司）。
婚姻登记档案信息的录入：例：结婚证：陈杨（男），陶红（女）；离婚证：许放（男），柳慧（女）。
机构设置档案信息的录入：例：关于建办市纺纱二厂等企业的通知（市钢琴厂、春晖制帽有限公司）。
表彰先进档案信息的录入：例：李倩（国家五一劳动奖章），庆东纺织厂（江苏省文明单位）。
（7）形成时间：无论是案卷还是文件的形成时间，均采用“YYYY-MM-DD”的形式，即年度用4位数表示，月份用2位数表示，日用2位数表示，例“1999-07-09”。
（8）页数：录入不同的文件级条目时，必须录入文件的具体页数。
（9）地理编码：著录文件在案卷中的起始页。如“关于王平等同志职务任免的通知”在案卷中的页数是第6至第10页，则著录“006”。
（10）主题词：只须点击“自动”按钮即可生成。
其它栏目可根据需要输入有关信息。如：张委发[2003]14号文件《转发市人大常务委员会党组〈关于转发〈张家港市人民代表大会常务委员会议事规则〉等四项规章制度的请示〉的通知》这份文件，还须在“备注”栏内输入其他三项制度的名称。
4．举例说明以件为保管单位的数据库结构
以“年度-机构-保管期限”为例：
﹢﹢+综合档案管理
+2002年（类）
+秘书科（文件类）
+永久
+长期
+短期
+信息科（文件类）
+永久
+长期
+短期
……
+2003年（类）
+秘书科（文件类）
+永久
+长期
+短期
+信息科（文件类）
+永久
+长期
+短期
……
5．以件为保管单位的档案信息著录要求
各主要栏目的著录要求基本上与以卷为保管单位的档案信息著录相同。
不同之处是，干部职工录用、转正、任免、调动、职称评定、婚姻状况、领取独生子女证、离退休、省级以上先进或张家港市级以上劳动模范、机构设置、更名、撤销、征用土地等信息，题名栏照实著录，相关信息应在“备注”栏或“附加属性”栏内录入。另外，“地理编码”栏无需录入信息。
6．档案信息安全管理要求
（1）应禁止使用感染病毒软盘或非法光盘和从互联网上下载文件。
（2）必须安装查杀病毒软件或定期使用杀毒软盘查杀病毒。同时要适时对查杀病毒软件进行版本升级，确保杀毒效果。
（3）对于重要数据，应采用软盘复制或刻录光盘等方式及时备份，防止出现意外而造成数据丢失。
